Dokumenty są podstawą działalności każdej firmy. Konieczne jest podpisywanie umów z kontrahentami, współpracownikami, w grę wchodzą także między innymi różnego rodzaju akty notarialne, oświadczenia, zaświadczenia czy potwierdzenia odbioru towarów. Każdy z takich dokumentów zawiera bardzo istotne dane, które często mają charakter poufny. Po zakończeniu ich ważności i po czasie archiwizacji materiały takie muszą ulec bezpiecznemu zniszczeniu. Jak ten proces przeprowadzić, aby był zgodny z prawem?
Niszczenie dokumentów papierowych
Materiały papierowe zawierające dane osobowe, dane istotne dla działalności firmy czy inne informacje chronione prawem powinny być zniszczone trwale w sposób uniemożliwiający ich ponowne odczytanie. Wiele firm i instytucji decyduje się w takiej sytuacji na niszczenie dokumentów w niszczarkach biurowych. Jest to jedno z możliwych rozwiązań – jednak jest ono obarczone pewnym ryzykiem. Istotna jest tutaj skuteczność niszczenia dokumentów przez urządzenie. Niektóre z nich tną bowiem papiery na dość grube pasy, co zwiększa ryzyko odczytania zawartych na nich informacji. Warto zatem zainwestować w certyfikowany sprzęt renomowanych marek, który gwarantuje pełną skuteczność niszczenia materiałów papierowych w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartych na nich danych.
Z drugiej strony istotnym elementem procesu niszczenia materiałów papierowych w firmie jest ich przechowywanie i przenoszenie w miejsce zniszczenia. Warto pamiętać, że dokumenty zawierające dane chronione powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich, niepowołanych do ich odczytania. Tu duże znaczenie ma składowanie dokumentów do zniszczenia w specjalnie przeznaczonych do tego celu miejscach – np. zabezpieczonych szafkach. Co więcej, nawet jeśli firma posiada odpowiednią niszczarkę, zazwyczaj zlokalizowana jest ona w jednym miejscu i korzystają z niej różne osoby. W efekcie powoduje to wydłużenie czasu realizacji niszczenia oraz kumulację osób w jednym miejscu, co może powodować zmniejszenie nadzoru nad skutecznym niszczeniem dokumentów.
Niszczenie dokumentów elektronicznych
Wraz z rozwojem technologii zmienia się również sposób przechowywania dokumentów. Wiele z nich nie jest nawet drukowana, tylko zostaje zapisana w formie elektronicznej. O skali tego zjawiska może świadczyć prosty przykład. Wystarczy, że przedsiębiorca próbuje przypomnieć sobie, jak często otrzymuje obecnie faktury papierowe. W zdecydowanej większości materiały mają formę elektroniczną, która na dodatek nie wymaga drukowania, podpisywania i odsyłania do wystawiającego.
Obecnie ogromna ilość informacji i danych gromadzona jest na wielu różnych nośnikach. Są to komputery, telefony, płyty CD, nośniki USB, karty SD czy dyski zewnętrzne. Możliwości jest naprawdę wiele. Bardzo istotne jest, by pamiętać, że do trwałego zniszczenia dokumentów nie wystarczy wciśnięcie przycisku „delete”. Tak jak i nie wystarczy proste formatowanie nośnika. Na rynku jest dostępnych wiele programów, które bez problemu mogłyby przywrócić kiedyś zapisane dane na poszczególnych nośnikach. Trzeba się więc liczyć z tym, że należy przeznaczyć je do całkowitego zniszczenia.
Usługa niszczenia dokumentów
Wybierając profesjonalną firmę, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów, można mieć pewność, że zrealizuje ona usługę kompleksowo. Oznacza to, że dokumenty już od momentu odebrania od firmy będą odpowiednio zabezpieczone. Zostaną umieszczone w specjalnych maszynach, dokładnie przygotowanych do procesu niszczenia dokumentów – każde odpowiednio do rodzaju nośnika i sposobu, jak zostały zapisane. Następnie niszczone są w taki sposób, który uniemożliwi odzyskanie jakichkolwiek danych.
Profesjonalna firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentów poza bezpiecznym odbiorem, przewozem w zabezpieczonych w kontenerach materiałów, samochodów z lokalizacją gps, monitorowaną niszczarnią gwarantuje przekazanie zleceniodawcy kompletnej dokumentacji procesu niszczenia materiałów wraz z nagraniem potwierdzającym skuteczną utylizację przekazanych materiałów.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
